Na svojim sastancima, etažni vlasnici razmatraju i odlučuju o sljedećem:
- Izbor predsjednika/predstavnika udruge za njihov ulaz – svaki ulaz
- Izbor svog ličnog predstavnika
- Postavljanje članova odbora udruge
- Nacrt plana investicije za održavanje zgrade
- Usvajanje godišnjeg izvještaja o održavanju zgrade
- Potpisivanje uzajamnih ugovora među vlasnicima uz primjenu takse za izvođenje administrativnih poslova
- Zadaci vezani za upravljanje zgradom i druge odluke koje idu van okvira uobičajenog upravljanja zgradom
- Rutinske procedure za održavanje zajedničkih prostora u zgradi
Sastanci se mogu održavati samo ako je više od 50% vlasnika stanova u zgradi prisutno. Odluke se mogu donijeti samo većinskim glasanjem prisutnih.
Predstavnik poziva na sastanak, i u slučaju da neki od vlasnika ne mogu prisustvovati, predstavnik ih posjećuje lično sa sažetkom sastanka i zapisnikom.
Odluke se smatraju važećim ako ih donesu svi etažni vlasnici koji posjeduju više od 50% iskoristivog prostora.
Ako iz nekog razloga sastanak ne može biti sazvan uz nužni kvorum, predstavniku je dozvoljeno da dobije pojedinačni pristanak vlasnika stanova skupljanjem potpisa u oficijelnom obrascu za odluke. Odluke donesene na sastancima ili skupljeni potpisi smatraju se obvezujućim ugovorom za sve vlasnike stanova u zgradi i vrijedi u svim kantonima.
Sve odluke moraju biti donesene pismenim putem uključujući regularno upravljanje zgradom i hitne aktivnosti upravljanja.
Zapisnik mora čuvati i potpisati sekretar i predstavnik etažnih vlasnika. Zapisnik se vodi u skladu sa službenim obrascem ”zapisnik”, koji mora uključivati: vrijeme i mjesto sastanka, agendu i spisak sudionika.
