Tenderske procedure i nabavke za građevinske radove

Sve nabavke za gradnju stambenih zgrada u BiH moraju se uraditi u skladu s postojećim Zakonom o javnim nabavkama u BiH, naročito ako je određena suma novca pribavljena od subvencija iz javnog budžeta, tj. općinske i kantonalne vlade. 

U isto vrijeme, bitan dio ukupnih troškova mogu porkriti sami vlasnici. Tako, davalac subvencije i vlasnici stana imaju neograničeno pravo na stalni pregled procesa od ideje pa do konačnog nadgledanja rekonstruiranih zgrada.

Procedure vodi općinska komisija, a predsjednik udruge također sudjeluje. Sve važne odluke treba donijeti zajedničkim sporazumom s predsjednikom udruge.

Na početku tenderskog procesa, općina otvara bankovni pod-račun za projekt EE renoviranja i daje ovlast dvjema osobama – jednoj iz udruge i drugoj iz općine – koje dozvoljavaju transakcije sa svojih računa. Udruga se slaže sa sumom novca koju treba skupiti i zatim zajedno sa općinom uspostavlja tenderski odbor.

Konkurentski zahtjev

Većina rekonstrukcijskih radova za prosječnu stambenu zgradu iznosi otprilike 50.000-100.000 KM. Preciznije, prosječni troškovi za zgradu iznose oko 70.000 KM, što znači da procedura nabavki mora slijediti striktnu proceduru za konkurentski zahtjev.

Prag koji treba slijediti za proceduru za konkurentski zahtjev je 80.000 KM bez PDV-a za ukupne radove na temelju troškovnika koji se priprema tokom procesa nabavke.

Članovi udruge bi trebali imati vrlo pravilnu procjenu radova i potvrditi da građevinski radovi pripadaju kategoriji konkurentskog zahtjeva.

Tenderski odbor 

Svaka procedura za konkurentski zahtjev iziskuje uspostavu tenderskog odbora na općinskom nivou. Ove komisije mogu imati 3, 5, 7 ili više članova sve dok je broj neparan.

Općine već imaju dosta iskustva s formiranjem tenderskih odbora za sve tipove infrastrukturnih radova, kapitalnih projekata, uključujući one u vezi sa rekonstrukcijom zgrada.

Idealno je ako se tenderski odbor koji je formiran za projekt renoviranja za energetsku efikasnost sastoji od iskusnih službenika za općtinske tenderske procedure, njihovih civilnih inženjera i arhitekata, ali isto tako bar jednog ili dva člana udruge. Općinski predstavnici i članovi udruge će donijeti zajedničku odluku o broju i tipu ljudi potrebnih za tenderski odbor na objema stranama.

Prijedlog zasnovan na formiranju tenderskog odbora piše adekvatni šef općinskog odjela za urbano planiranje ili komunalne usluge i onda ga šalje gradonačelniku da donese konačnu odluku o formiranju tenderskog odbora. Ovo je redovna procedura i ne traje više od dan-dva.

Natječajni proces

Odbor priprema standardni obrazac za tendersku dokumentaciju, koji je potreban za konkurentski zahtjev. On je dostupan online i u općini.

Standardna tenderska dokumentacija uključuje: 

• Ime ponuđača
• Poziv za ponude
• Predmet radova
• Uvjete za ponuđača kod prijavljivanja za radove
• Uslove u vezi s jezikom koji će se koristiti u dokumentaciji
• Objašnjenje o pripremi ponuda
• Rok za predaju ponude
• Kriterije za procjenu ponude i cijena
• Informacije o pravima ponuđača
• Ime ugovaratelja
• Obrazac za troškovnik

Najvažniji prilozi koje svaki ponuđač mora predati sa tenderskom dokumentacijom su: 

• Ispunjeni standardni obrazac za predavanje ponude
• Izjava ponuđača određena elementima ponude iz standardnog obrasca.
• Ispunjeni obrazac sa cijenama protiv predatog troškovnika
• Nacrt ugovora s pečatom
• Povjerljive informacije (ako ih ima)
• Drugi pravni dokumenti nužni za tendersku dokumentaciju, kao što je potvrda o zakonitosti kompanije, bez stečaja, bez procesuiranja vlasnika kompanije na sudu itd.

Kad tenderski odbor pripremi sve ove dokumente, u stanju je da direktno poziva telefonom ili mail-om tri ili više kvalificiranih ponuđača da se prijave i informirati ih o tačnom roku i mjestu za predaju tenderske dokumentacije. 

Tenderski odbor može takođe odlučiti da li žele podijeliti ove informacije javno u medijima i koji tip medija će koristiti za oglašavanje. Informacije o tenderu je nužno objaviti u ,,Službenom oglasiku BiH”. Zato se sve građevinske kompanije uobičajeno pretplaćuju za službeni oglasnik. Zahtjev za ponude se temelji na izračunatom trošku radova iz provjere energije.

Građevinske kompanije onda daju svoje ponude tenderskom odboru. Svaka ponuda se mora predati u zatvorenoj koverti.

U slučaju da se više od tri ponude prime blagovremeno, što se najčešće i dešava, odlučuje se o davanju ugovora najboljoj kompaniji na temelju procjene svih ponuda po odabranim kriterijima. Tenderski odbor obavještava sve druge ponuđače kad se donese odluka i daje im rok od sedam dana za potencijalne prigovore.

Ako nema prigovora, konačni ugovor se dodjeljuje na temelju nacrta ugovora iz ponude i renoviranje može početi. Ovaj proces može trajati mjesec dana ili više, ovisno o vremenu datom za predaju i vremenu provedenom na pripremanju svih dokumenata.

U slučaju da dođe do prigovora od jednog ili više ponuđača i pokažu se opravdanim, cijeli proces staje. Odluka o prigovoru mora biti donesena u periodu od 5 dana i onda poslata svim drugim ponuđačima do sljedećeg dana. Onda se odbor ili oslanja na proces pravne zaštite ili pravi novu tendersku proceduru ispočetka. U dosta slučajeva je lakše započeti novu proceduru, koja može trajati samo par sedmica, nego započinjati proces pravne zaštite, koji bi mogao trajati duži vremenski period na sudu i zaustaviti sve.

Nekad se može desiti da je manje od 3 ponude primljeno nakon roka za predaju. No ako je cijeli tenderski proces objavljen u medijima, odluka o najboljoj odabranoj ponudi se još uvijek može donijeti i procedura odgore nastaviti. U slučaju da tender nije objavljen u medijima, cijeli proces se mora otkazati i ponoviti.

Nakon konačnog odabira ugovaratelja, svi financijeri potpisuju ugovor, ali ne prije roka od 15 dana otkako se obavijesti ponuđač, što je određeno zakonski. Svi dokumenti se moraju onda arhivirati i čuvati.

Procjenjuje se da taj cijeli proces u najboljem slučaju, tj. tri primljene ponude i informacije objavljene u medijima, može trajati do mjesec i pol dana dok se ne dodijeli ugovor. Sami građevinski radovi ne bi trebali trajati više od dva mjeseca.